Die Bedeutung des Controllings für Kleinunternehmen

Michele Imobersteg, Wirtschaftsjurist, vertritt die rechtlich relevanten Interessen der Mitglieder des Schweizerischen KMU Verbands.

Das Controlling, oft als „Unternehmenssteuerung“ übersetzt, spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen jeder Grösse, somit auch für Kleinstunternehmen. Auch diese sollten sich intensiv mit diesem Thema auseinandersetzen, um langfristigen finanziellen Erfolg sicherzustellen. Dieser Bericht erklärt, was Controlling bedeutet, warum es für Kleinunternehmen relevant ist und welche Risiken entstehen können, wenn die grundlegenden Controlling-Grundsätze nicht beachtet werden.

Was ist Controlling?

Diese Frage lässt sich auch negativ beantworten: Controlling ist nicht Kontrolle. Denn Kontrolle steht eher mit Prozessen in Verbindung, welche schon erfolgt und vielfach nicht umkehrbar sind. Hingegen ist Controlling ein betriebswirtschaftlicher und rechtlicher systematischer Prozess, der darauf abzielt, Unternehmensziele zu setzen, zu überwachen und zu erreichen. Es beinhaltet die Planung, Steuerung und in die Zukunft gerichtete Kontrolle sämtlicher unternehmerischer Aktivitäten. Ziel ist es, Ressourcen effizient zu nutzen und so den Unternehmenserfolg nachhaltig zu steigern. Controlling umfasst verschiedene Teilbereiche wie Finanz-, Personal- und Prozesscontrolling, immer unter Beachtung rechtlicher Grundsätze. Das Jahr beginnt also mit einer Umsatz-, Liquiditäts- und/oder Planerfolgsrechnung. Je spärlicher diese Unterlagen sind, desto mehr herrscht das Bauchgefühl vor. Im Falle eines Liquiditätsengpasses ist es daher sinnvoll zu wissen, wie dieser entstanden ist und wie er behoben werden kann. Vielleicht ist es die schwindende Marge. Dann ist es an der Zeit, das Geschäftsmodell rechtzeitig zu überdenken.

Muss ich Controlling machen?

Ja. Artikel 716a des Obligationenrechts richtet sich an alle Personen, die am Geschäftsverkehr teilnehmen. Hier sind die nicht übertragbaren Aufgaben des Verwaltungsrats aufgeführt. Hierzu gehört beispielsweise die Oberleitung, also Geschäftsführung der Gesellschaft und die Erteilung der nötigen Weisungen. Will der Verwaltungsrat Geschäftsleitungsfunktionen oder Teile davon an einen dedizierten Geschäftsführer übertragen, so hat er dies grundsätzlich im Rahmen eines Organisationsreglements zu tun. Trotz dem unermüdlichen Einsatz eines Geschäftsführers ist der Verwaltungsrat gehalten, die unten stehenden Controlling Aufgaben wahrzunehmen.

Warum ist Controlling für Kleinunternehmen wichtig?

Selbst für Kleinunternehmer ist Controlling unverzichtbar. Oftmals wird der Irrglaube vertreten, dass Controlling nur für grosse Unternehmen relevant sei. Doch gerade in kleinen Betrieben, in denen Ressourcen begrenzt sind, kann effektives Controlling den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Hier sind drei Gründe, warum sich Kleinunternehmer mit Controlling auseinandersetzen sollten:

1. Effiziente Ressourcennutzung: Kleinunternehmen verfügen oft über begrenzte finanzielle Mittel. Controlling hilft, diese Mittel optimal einzusetzen, Kosten zu minimieren und somit die Rentabilität zu steigern. Beispiel: Firmenfahrzeuge, die unbenutzt auf dem Parkplatz stehen, können den Jahresgewinn massgeblich schmälern. Selbstverständlich weiss der Patron aus dem Bauch heraus, wieviele und welche Fahrzeuge gebraucht werden. Eine Berechnung der zu fahrenden Kilometer in Verbindung mit einer Amortisationsrechnung und der notwendigen Versicherungen dürfte das finanzielle Risiko optimieren.
2. Frühzeitige Erkennung von Entwicklungen: Durch regelmässiges Controlling können frühzeitig positive oder negative Entwicklungen im Unternehmen erkannt werden. Dies ermöglicht rechtzeitige Anpassungen und verbessert die Flexibilität gegenüber Marktveränderungen. Beispiel: In bestimmten Branchen ist Fachpersonal kaum zu finden. Und trotzdem werden Investitionen in Maschinen getätigt, weil ein Überhang an Aufträgen besteht.
3. Zielgerichtete Unternehmenssteuerung: Controlling ermöglicht es, klare Ziele zu setzen und den Fortschritt regelmässig zu überprüfen. Dies schafft Transparenz und fördert die langfristige Ausrichtung des Unternehmens. Es sei an dieser Stelle empfohlen, gerade jetzt am Anfang des Jahres sich Ziele zu setzen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden diese erreicht werden, denn selbstredend werden auch die entsprechenden finanziellen und personellen Ressourcen bereitgestellt. Und wenn man das Ziel Ende des Jahres nicht erreich, so hat man wenigstens eine Grössenordnung in Bezug auf die verpassten Chancen.

Was passiert, wenn Controlling-Grundsätze vernachlässigt werden?

Das Vernachlässigen grundlegender Controlling-Grundsätze kann für Kleinunternehmer schwerwiegende Konsequenzen haben. Hier sind einige Risiken, die auftreten können, wenn Controlling nicht angemessen betrieben wird:

Finanzielle Instabilität: Ohne eine genaue Finanzplanung und -kontrolle besteht die Gefahr von Liquiditätsengpässen. Kleinunternehmen könnten Schwierigkeiten haben, ihre finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen, was langfristig zu Insolvenz führen kann.

Mangelnde Wettbewerbsfähigkeit: Ein fehlendes Controlling kann dazu führen, dass man Marktveränderungen nicht rechtzeitig erkennt und darauf reagiert. Dies beeinträchtigt die Wettbewerbsfähigkeit und könnte dazu führen, dass das Unternehmen beispielsweise von (internationalen) «Webshops» überholt wird.

Fehlende Transparenz und Steuerung: Ohne Controlling fehlt die notwendige Transparenz über Unternehmensprozesse und -ergebnisse. Dies erschwert eine gezielte Steuerung des Unternehmens und kann zu ineffizienten Abläufen führen.